GHI CHÉP TẢN MẠN VỀ NGHỊ ĐỊNH 30/2020/NĐ-CP NGÀY 05/3/2020 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

Ngày tạo 13/03/2020

 -  1.665 Lượt xem

(Bài viết này không có tham vọng tát cạn vấn đề, đơn giản chỉ là những ghi chép vụn hi vọng sẽ giúp ích ít nhiều cho ai đó)

 

  1. Về nguyên tắc
  1. Nguyên tắc cứng: Nghị định (NĐ) chỉ có 01 (một) lựa chọn thì tuyệt đối tuân thủ
  2. Nguyên tắc mềm
  • NĐ quy định từ hai (≥2) lựa chọn trở lên: thường diễn đạt bằng “từ … đến” hay dùng từ “hoặc” thì chúng ta có quyền lựa chọn;
  • NĐ không nêu rõ nghĩa là lựa chọn bỏ ngõ và dĩ nhiên người soạn thảo (có quyền) dựa trên lẽ thường mà xử lý văn bản (lẽ thường/common sense là gì?)

Lưu ý: Chọn lựa phải nhất quán/đồng bộ, hợp logic và thẩm mỹ.

  1. Khi soạn thảo văn bản, bạn cũng như người họa sĩ, phải định hình khung/khổ trước khi bắt đầu thực hiện. Có khung rồi, bạn sẽ tiến hành bố cục hay nói cách khác là tổ chức nội dung (nói vui là phân lô bán nền vậy).

        Phần này, nhìn chung, không có vấn đề gì đáng lưu ý lắm. Chỉ xin nói nhỏ một xíu và chia sẻ thủ thuật để người soạn thảo đỡ phải vất vả:

  1. Đừng viết tắt trên cơ quan chủ quản, đừng viết tắt tên trường, đừng thêm HEPZA vào.
  2. Đừng dùng Underline để gạch dưới Độc lập - Tự do - Hạnh phúc.
  3. Vui lòng kẻ khung để phần Số hiệu văn bản và địa điểm, thời gian ban hành văn bản khỏi so le nhau (trật cù chìa thì nhìn nhứt mắt lắm).
  1. Một điều cũng khá hóc búa là

       Tại sao lại chọn loại văn bản A mà không chọn loại văn bản B. Hình như NĐ và Thông tư (dĩ nhiên là Thông tư đã ban hành) không nói rõ. Vậy chúng ta căn cứ vào đâu để lựa chọn?

        Trả lời: Căn cứ vào lịch sử sử dụng (tập quán sử dụng) và sự hiệu chỉnh để mỗi loại văn bản có công năng riêng.

        Xin lưu ý:

        + Một hình thức có thể mang chứa/bao chứa/chứa đựng nhiều nội dung; ngược lại, một nội dung có thể có nhiều hình thức diễn đạt. Người soạn thảo phải cân nhắc dựa trên kinh nghiệm, tập quán, sự thức nhận, v.v. để lựa chọn phù hợp. Không có CÔNG THỨC tuyệt đối chỉ có những KINH NGHIỆM hữu ích và TRI THỨC hữu ích mà thôi.

       + Sử dụng loại văn bản phải phù hợp với “ý đồ” của tổ chức, người đứng đầu đơn vị có thẩm quyền ban hành văn bản.

  1. NĐ có viết “Đối với công văn,…,sau chữ “V/v”…” (xin xem điểm b khoản 5 Mục II Phần I của Phụ lục I)

Điều này muốn nói lên điều gì?

  1. “Nhắc khéo” hay thật ra là quy định trích yếu đối với công văn bắt đầu bằng “V/v”.
  2. Các loại văn bản khác thì không thấy quy định, nghĩa là tùy ý lựa chọn cách trình bày trích yếu cốt sao cho ngắn gọn và khái quát được nội dung văn bản (xin xem điểm b khoản 5 Mục II Phần I của Phụ lục I).

        Có vấn đề cần bàn thêm ở đây là:

        Thứ nhất: “V/v” hay “Về việc” là gì mà chúng ta thường dùng để bắt đầu trích yếu đến vậy?

        Thứ hai: Làm sao để viết trích yếu vừa ngắn gọn vừa khái quát?

Trả lời:

Câu 1. “Về” là giới từ (preposition) do vị từ (predicate) tạo thành

           Nghĩa của nó là “biểu thị điều sắp nói ra là phạm vi hay phương hướng của hoạt động, phạm vi của tính chất được nói đến” (Từ điển tiếng Việt, Hoàng Phê chủ biên (1994), Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội)

         hay nói cách khác “Về” dùng để chỉ dẫn đến điều được văn bản đề cập (văn bản viết/nói về cái gì/nội dung nào?

           Ví dụ: NĐ 30/2020/NĐ-CP rõ ràng bàn đến "công tác văn thư", ngoài ra KHÔNG đề cập điều gì khác (nội hàm/intension của nó là gì? ngoại diên/extension của nó là gì?)

          Ta thường gặp cấu trúc “Về việc”

         Ví dụ: “Về việc thực hiện” (Cấu trúc 1: Về việc + Động từ = Về + Danh từ)

        và  “Về việc mẫu hồ sơ” (Cấu trúc 2: Về việc + Danh từ/Danh ngữ)

          Rõ ràng, Cấu trúc 1 khi đọc lên thuận tai hơn. Cấu trúc 2 chúng ta không cần “việc” nữa vì "việc", trong trường hợp này, làm chức năng danh hóa/nominalization động từ (ở Cấu trúc 2 có sẵn danh từ đâu cần danh hóa).

           Câu 2. Ngắn gọn = ít chữ, kiệm lời

           Khái quát = bao trùm (nhưng trọn ý)

           Đi thẳng vào vấn đề cần nói tới, đừng vòng vo tam quốc.

           Muốn thế thì người soạn thảo phải trả lời cho được câu hỏi sau:

           Viết để làm gì?

          Viết cái gì?

           Viết cho ai?

           Viết như thế nào? (Hồ Chí Minh)

  1.  Có sự phân biệt nào giữa “Xét đề nghị của…” và “Theo đề nghị của…” hay không?

Trả lời:

           “Xét” (động từ) (nghĩa 1): tìm hiểu, cân nhắc kỹ để nhận biết, đánh giá, kết luận về cái gì (Từ điển tiếng Việt, Hoàng Phê chủ biên (1994), Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội).

           “Theo” (động từ) (nghĩa 10): dựa vào, căn cứ vào nguồn tin hay ý kiến nào đó (Từ điển tiếng Việt, Hoàng Phê chủ biên (1994), Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội).

           Cụm từ/ngữ đoạn đang bàn thường xuất hiện trong loại văn bản QUYẾT ĐỊNH. Sau khi so sánh nét nghĩa của hai từ trên thì rõ ràng, ta nên dùng THEO vì một lẽ “lúc này”/lúc ban hành quyết định thì dựa vào đơn vị tham mưu rồi chứ đâu phải lúc “tìm hiểu, cân nhắc” nữa. Lý lẽ biện minh là ở chỗ đấy.

  1. Phần NỘI DUNG là phần quan trọng nhất, ở đây có nhiều vấn đề mới cũ rất đáng lưu tâm
  1. Viết hoa “Nhân dân”, “Nhà nước” theo Hiến pháp 2013.
  2. Căn cứ in nghiêng và hết căn cứ dùng dấu chấm (không phải dấu phẩy).

Bàn thêm:

Điều này đúng hay sai?

Tất yếu sẽ nảy sinh ra câu hỏi “Câu trong văn bản hành chính là gì?

Xin trả lời tóm tắt thế này:

  • Xét về mặt cấu trúc, câu có mấy đặc điểm sau:

           + Sử dụng câu dài;

           + Sử dụng câu tỉnh lược;

           + Sử dụng đề ngữ;

        + Sử dụng thành phần phụ để hạn định phạm vi, đối tượng điều chỉnh của các quy phạm pháp luật;

           + Sử dụng ưu tiên cấu trúc cú pháp theo trật tự thuận (SV hoặc SVO);

           + Sử dụng câu theo khuôn mẫu định sẵn;

           + Không sử dụng các thành phần tình thái, các yếu tố dư thừa, đưa đẩy

  • Xét về mục đích phát ngôn, câu có mấy đặc điểm sau:

+ Sử dụng nhiều câu trần thuật;

+ Sử dụng nhiều câu cầu khiến;

+ Hạn chế sử dụng câu cảm thán;

+ Không sử dụng câu nghi vấn (câu hỏi);

+ Ưu tiên sử dụng câu khẳng định, ít sử dụng câu phủ định.

Vấn đề cần lưu ý:

+ Hạn chế viết câu dài;

+ Hạn chế sử dụng cấu trúc đảo thành phần cú pháp;

+ Nên sử dụng hình thức cấu trúc khẳng định;

+ Mẫu hóa văn bản hành chính.

           Trở lại vấn đề đang bàn:

           Dấu chấm dùng để kết thúc 01 câu. “Căn cứ” có phải là một câu không?

           KHÔNG: Khi chúng ta xem nó như thành phần phụ (trạng ngữ của câu)

           CÓ: Khi chúng ta xem nó như “câu tỉnh lược”, chủ thể ban hành văn bản ngầm ẩn. Bởi lẽ, xét trong quá trình ban hành văn bản, chỉ có chủ thể mới cần “căn cứ” để thể hiện ý chí mà thôi.

           Việc sử dụng cấu trúc tỉnh lược giúp câu văn hành chính gọn gàng, tránh được sự trùng lặp, dài dòng, đồng thời là nổi bật những nội dung thông tin trọng tâm.

  1. Xác định rõ việc chọn lựa loại văn bản trước khi tiến hành soạn thảo
  1. Quyết định cá biệt: tuyển dụng, công nhận hết thời gian tập sự, đình chỉ văn bản sai trái, hủy bỏ văn bản sai trái, xử lý vi phạm hành chính, khám người theo thủ tục hành chính, v.v.
  2. Công văn: hướng dẫn, giải thích, phúc đáp, đôn đốc, giao dịch, đề nghị, đề xuất, thăm hỏi, cảm ơn, chối từ, v.v.
  3. Thông báo: dùng để thông báo một/một vài vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên do một VBQPPL đã ban hành, thông báo về một sự kiện đang thực hiện hay dự kiến xảy ra, thông báo kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên, v.v.

Chú ý phân biệt Công văn mang tính chất thông báo với Thông báo.

(Còn nữa)

 

Phòng TC-HC-QT
Gọi 0977 65 66 69