Hướng dẫn kiểm tra tình trạng hồ sơ sinh viên và bổ sung hồ sơ trên Cổng thông tin đào tạo CTIM

Các bước để kiểm tra hồ sơ sinh viên và nộp bổ sung (nếu có)

Bước 1: Truy cập cổng thông tin đào tạo CTIM và đăng nhập bằng tài khoản sinh viên. 

Bước 2: Tại trang chủ, chọn mục “Hồ sơ sinh viên”. 

Bước 3: Xem tình trạng hồ sơ của từng loại giấy tờ đã nộp: Đã nộp / Chưa nộp 

Bước 4: Nếu hồ sơ có trạng thái “Chưa nộp”, chọn mục Hồ sơ sinh viên scan. 

Bước 5: Tải lên bản scan hoặc ảnh rõ nét của giấy tờ còn thiếu theo yêu cầu của nhà trường (định dạng ảnh hoặc PDF). 

Bước 6: Gửi thông báo tới Phòng CTSV tại mục Liên hệ - góp ý với tiêu đề "Nộp bổ sung hồ sơ". 

Bước 7: Theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống cho đến khi hồ sơ được xác nhận đã nộp. Nhà trường thường yêu cầu sinh viên bổ sung các giấy tờ còn thiếu hoặc chưa hợp lệ để hoàn thiện hồ sơ. 

Lưu ý:

• Hồ sơ tải lên phải rõ nét, đầy đủ nội dung. 
• Thực hiện bổ sung trong thời gian quy định của nhà trường. 
• Nếu gặp khó khăn hoặc hồ sơ vẫn chưa được cập nhật, liên hệ Phòng CTSV&QHDN qua email hssv@ctim.edu.vn hoặc số điện thoại 028 3638 5026 – 028 3638 5027 (phím 3).

Sinh viên thực hiện chụp hoặc scan hồ sơ rõ ràng, đầy đủ và đúng loại giấy tờ trước khi tải lên hệ thống, cụ thể như sau:

• Lý lịch sinh viên: Nhà trường sẽ thực hiện in và bổ sung vào hồ sơ sau khi sinh viên đã kê khai đầy đủ thông tin tại bước “Xác nhận nhập học” trên hệ thống nhập học của Nhà trường.
• Học bạ/Học bạ số/Học bạ điện tử: Chụp/scan đầy đủ các trang có thông tin và kết quả học tập. (Công văn 6020/BGDĐT-KHCNTT 2026 về nhiệm vụ chuyển đổi số năm học 2026 - 2027)
• Giấy chứng nhận kết quả thi: Chụp/scan bản có đầy đủ thông tin, dấu/chữ ký hoặc thông tin trên website: thisinh.thitotnghiepthpt.edu.vn.
• Giấy khai sinh: Chụp/scan bản chính/bản gốc, rõ toàn bộ nội dung.
• Bằng tốt nghiệp THPT: Chụp/scan toàn bộ mặt có thông tin, không cắt mất góc hoặc thông tin văn bằng trên VNeID mức 2.
• Giấy báo trúng tuyển: Nhà trường cấp 02 bản Giấy trúng tuyển: 01 bản gửi cho sinh viên và 01 bản bổ sung vào hồ sơ sinh viên.
• Ảnh thẻ/ảnh chân dung 2x3: Ảnh rõ mặt, nền phù hợp, không dùng ảnh bị mờ hoặc chụp lại từ ảnh khác.
• Ảnh thẻ/ảnh chân dung 3x4: Ảnh rõ mặt, nền phù hợp, không dùng ảnh bị mờ hoặc chụp lại từ ảnh khác.
• Giấy khám sức khỏe/ Hồ sơ sức khỏe: Chụp/scan đầy đủ các trang, đặc biệt phần kết luận và xác nhận của cơ sở khám hoặc thông tin trong Hồ sơ sức khỏe điện tử trên ứng dụng Công dân thành phố Hồ Chí Minh.
• Thẻ BHYT điện tử trên VNeID mức 2/VssID: Chụp màn hình đầy đủ thông tin thẻ BHYT, thông tin phải đọc được.
• Căn cước/Căn cước công dân (CCCD điện tử trên VNeID mức 2): Chụp màn hình đầy đủ thông tin, không che khuất hoặc chỉnh sửa nội dung Căn cước điện tử trên VNeID mức 2.
• Giấy xác nhận thông tin về cư trú/Thông tin cư trú trên VNeID mức 2: Chụp màn hình đầy đủ thông tin, không che khuất hoặc chỉnh sửa nội dung Thông tin cư trú trên VNeID mức 2 hoặc chụp/scan bản giấy - Xác nhận thông tin cư trú đầy đủ nội dung và thông tin xác nhận, bảo đảm thông tin đọc được.

⚠️ YÊU CẦU CHUNG

1. Chụp thẳng giấy tờ, đủ 4 góc, không bị nghiêng hoặc mất góc.
2. Hình ảnh phải rõ nét, đủ sáng, không bị lóa, bóng hoặc mờ.
3. Không dùng ảnh chụp quá xa, ảnh bị rung, ảnh chỉnh sửa hoặc ảnh không đúng hồ sơ.
4. Hồ sơ có 2 mặt/ nhiều trang phải chụp hoặc scan đầy đủ các mặt/trang.
5. Kiểm tra lại thông tin trước khi tải lên; không tải nhầm hồ sơ của người khác.
6. Sau khi tải hồ sơ lên, sinh viên cần kiểm tra trạng thái hồ sơ trên hệ thống. Trường hợp đã tải lên nhưng chưa được ghi nhận/duyệt, thực hiện phản hồi qua Liên hệ – Góp ý để Nhà trường kiểm tra.

Lưu ý: Hồ sơ không rõ, thiếu trang, mất góc hoặc không đọc được thông tin sẽ được yêu cầu chụp/scan lại và bổ sung.