Chức năng - Nhiệm vụ Phòng Tổ chức - Hành chính - Quản trị

a) Chức năng

Tham mưu, giúp Hiệu trưởng về: Công tác tổ chức và cán bộ, quy hoạch đội ngũ giảng viên và cán bộ quản lý; kiện toàn và nâng cao hiệu lực bộ máy quản lý của các đơn vị; công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, chế độ chính sách cho người lao động; tham mưu thực hiện công tác pháp chế trong Nhà trường; thực hiện công tác quản lý hành chính, kế hoạch tổng hợp, văn thư lưu trữ, công tác đối nội, đối ngoại; quản lý cơ sở vật chất của trường, một số lĩnh vực công tác khác có liên quan và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Hiệu trưởng.

b) Nhiệm vụ

* Công tác tổ chức

- Nghiên cứu, xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lược phát triển và kế hoạch năm học của trường.

- Xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong trường.

- Phối hợp với các đơn vị trong trường lập kế hoạch xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên có đủ năng lực và phẩm chất đáp ứng nhu cầu phát triển của trường.

- Tham mưu bố trí, điều động cán bộ, giảng viên, nhân viên hợp lý, sử dụng có hiệu quả đội ngũ nhân lực của trường.

- Phối hợp với các đơn vị chức năng khác trong nhà trường tổ chức xét duyệt, đánh giá cán bộ, giảng viên, nhân viên theo từng chức danh trình Hiệu trưởng quyết định.

- Phối hợp với các phòng và các đơn vị khác thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ trong trường.

- Phối hợp với Phòng Kế toán – Tài vụ thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế cho cán bộ, giảng viên, nhân viên trong nhà trường.

- Làm đầu mối thực hiện các công tác về lương, phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính sách khác cho cán bộ, giảng viên, nhân viên trong trường.

- Thực hiện các thủ tục cử cán bộ, giảng viên, nhân viên đi học, đi công tác và thăm quan trong và ngoài nước.

- Thực hiện các thủ tục để xem xét bổ nhiệm các chức vụ thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng.

- Soạn thảo các văn bản về công tác tổ chức và cán bộ.

- Quản lý và cập nhật hồ sơ, lý lịch cán bộ, giảng viên, nhân viên trong trường, lập các biểu và báo cáo thống kê nhân sự định kỳ theo quy định.

- Thực hiện nhiệm vụ của thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng, kỷ luật của trường.

- Chủ trì và phối hợp với các đơn vị chức năng trong trường xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các nội quy, quy chế làm việc trong trường phù hợp với yêu cầu thực tiễn phát triển. Giúp Hiệu trưởng điều hành mối liên hệ, lề lối làm việc giữa các đơn vị trong toàn trường theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định.

* Công tác quản lý hành chính, văn thư lưu trữ

- Tham mưu xây dựng, ban hành các văn bản giúp Hiệu trưởng quản lý công tác hành chính, văn thư lưu trữ.

- Tham mưu, hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư lưu trữ theo quy định của Nhà nước và các văn bản do trường ban hành.

- Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, giao nhận các công văn, tài liệu trong phạm vi quyền hạn và quy định của công tác văn thư; lưu trữ các tài liệu, bảo vệ các tài liệu mật theo các quy định của Nhà nước.

- Quản lý, đảm bảo tính pháp chế các loại văn bản; tư vấn, thẩm định cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của trường trước khi ký ban hành.

- Thực hiện cấp thẻ đeo, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho các cá nhân thuộc các đơn vị trong toàn trường khi đi công tác theo quyết định của Hiệu trưởng.

- Thực hiện sao gửi các văn bản liên quan đến trường (kể cả văn bản của tổ chức Đảng và các đoàn thể).

- Quản lý các loại con dấu của trường (trừ con dấu của tổ chức Đảng, các tổ chức đoàn thể) và sử dụng các con dấu theo đúng quy định của nhà nước.

- Quản lý xây dựng cơ bản.

- Chuẩn bị các báo cáo tổng kết, sơ kết của trường.

- Tổng hợp báo cáo tháng, quý của các đơn vị trong trường, tổng hợp chương trình công tác, lập các báo biểu và báo cáo thống kê các lĩnh vực thuộc phòng; ghi chép các cuộc họp giao ban của Ban giám hiệu và ghi biên bản các cuộc họp cấp trường, thông tin, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị trong trường.

* Công tác phục vụ, quản lý cơ sở vật chất và đối nội đối ngoại

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức tiến hành việc mua sắm, phân phối sử dụng, tu bổ, sửa chữa, bảo quản tài sản và cơ sở vật chất của trường, bảo đảm phục vụ tốt yêu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, sinh hoạt vật chất và tinh thần của toàn trường.

- Tổ chức các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao, các hoạt động xã hội, từ thiện, đền ơn đáp nghĩa trong và ngoài trường của cán bộ, giảng viên, nhân viên.

- Tổ chức công tác bảo vệ an ninh trật tự; phòng chống thiên tai; phòng cháy, chữa cháy; an toàn giao thông; phòng chống tội phạm, ma túy và tệ nạn xã hội.

- Quản lý về: Đất đai, tài sản công, nhà khách, hội trường, phòng họp và quản lý điện nước trong trường.

- Chịu trách nhiệm thu thập, bảo quản, lưu giữ các huân chương, cờ thưởng, tặng phẩm, vật kỷ niệm, tranh ảnh, tài liệu, băng hình... của trường.

- Hướng dẫn và chỉ đạo thực hiện việc kiểm kê tài sản. Phối hợp với Phòng Kế toán – Tài vụ trong việc nhập tài sản và đối chiếu tài sản tăng giảm định kỳ 6 tháng 1 lần. Giám sát, điều chuyển, kiểm tra việc sử dụng tài sản do các đơn vị quản lý sử dụng.

- Đầu mối trong việc tổ chức công tác hiếu, hỉ, lễ tân, khánh tiết, lễ hội truyền thống, hội nghị, giao tiếp đối nội, đối ngoại của trường.

- Chủ trì phối hợp xây dựng, quản lý, khai thác và phát triển phòng truyền thống của trường. Thường trực xây dựng cơ quan đạt danh hiệu văn hóa.

- Quản lý, điều phối sử dụng xe ô tô của trường.

- Lập kế hoạch mua sắm văn phòng phẩm và tổ chức in ấn các ấn phẩm văn phòng phục vụ công tác quản lý hành chính, đào tạo của trường.

- Quản lý, duy trì hoạt động của hệ thống mạng, thông tin điện thoại.

- Phối hợp với Ban Quản lý Ký túc xá, Phòng Công tác chính trị và Quản lý sinh viên thực hiện tốt việc quản lý quản lý sinh viên nội trú.

- Sắp xếp, theo dõi lịch hoạt động hàng tuần, hàng tháng của trường.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao./.